Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de website en dienstverlening van Aesthetic Careers.

Aesthetic Careers biedt onder meer recruitment, werving en selectie, HR-ondersteuning, screening, HR-advies en praktijkondersteunende dienstverlening aan binnen de esthetische en cosmetische sector.

Voor zover Aesthetic Careers zelf het doel en de middelen van een verwerking bepaalt, treedt Aesthetic Careers op als verwerkingsverantwoordelijke voor die verwerking.

In situaties waarin Aesthetic Careers persoonsgegevens uitsluitend namens een opdrachtgever verwerkt, kan de rol van Aesthetic Careers die van verwerker zijn. De betreffende rollen worden bepaald op basis van de feitelijke verwerking en de toepasselijke privacywetgeving.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van uw relatie met Aesthetic Careers en van de dienstverlening waarvan u gebruikmaakt.

Afhankelijk van de situatie kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam en aanspreekvorm;
• e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
• bedrijfsnaam, functie en zakelijke contactgegevens;
• informatie die u zelf verstrekt via een formulier, e-mail, telefoon of gesprek;
• informatie over uw vraag, aanvraag of interesse in onze dienstverlening;
• in het kader van recruitment: opleiding, werkervaring, kwalificaties, beschikbaarheid en andere relevante professionele informatie;
• informatie uit een CV of profiel dat u aan ons verstrekt;
• relevante professionele registraties of bevoegdheden, bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is om een professionele kwalificatie voor een functie te controleren;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor onze administratie, facturatie en zakelijke relatie;
• technische gegevens die via de website worden verwerkt, afhankelijk van de daadwerkelijk gebruikte cookies en andere technieken.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

Wij vragen u om via algemene contactformulieren geen bijzondere persoonsgegevens of andere gevoelige informatie te verstrekken wanneer deze niet noodzakelijk zijn.

Bij recruitment en selectie verzamelen wij niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor de betreffende functie en selectieprocedure.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.

• het beantwoorden van vragen en contactaanvragen;
• het plannen en uitvoeren van kennismakingsgesprekken;
• het uitvoeren en organiseren van HR- en recruitmentdiensten;
• het begeleiden van recruitment- en selectieprocessen;
• het beoordelen en voorstellen van kandidaten in het kader van een recruitmentopdracht;
• het onderhouden en beheren van zakelijke relaties;
• het uitvoeren van een HR Health Check of HR-audit wanneer u hiervoor informatie verstrekt;
• het uitvoeren van screening en verificatie wanneer dit onderdeel is van een overeengekomen dienstverlening;
• het verbeteren van onze dienstverlening en website;
• het beveiligen van onze website, systemen en dienstverlening;
• het voeren van onze administratie en financiële administratie;
• het voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen;
• het behandelen van verzoeken, klachten en geschillen.

4. Op welke rechtsgronden verwerken wij gegevens?

Afhankelijk van de concrete verwerking baseren wij de verwerking van persoonsgegevens op een of meer rechtsgronden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer de verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst stappen te ondernemen.
• Wettelijke verplichting: wanneer wij persoonsgegevens moeten verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
• Gerechtvaardigd belang: wanneer de verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Aesthetic Careers of een derde en uw belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden niet zwaarder wegen.
• Toestemming: wanneer wij toestemming vragen voor een verwerking waarvoor toestemming de toepasselijke rechtsgrond is.

Wanneer wij ons beroepen op toestemming, kunt u deze toestemming in beginsel op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

5. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor het betreffende doel en wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met de volgende categorieën ontvangers:

• opdrachtgevers en klinieken wanneer dit noodzakelijk is voor een recruitment- of selectieprocedure;
• dienstverleners die ons ondersteunen bij bijvoorbeeld IT, hosting, communicatie, administratie of andere bedrijfsprocessen;
• professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor juridische of administratieve doeleinden;
• overheidsinstanties of andere bevoegde partijen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer een externe dienstverlener persoonsgegevens namens Aesthetic Careers verwerkt, maken wij waar wettelijk vereist afspraken over de verwerking en beveiliging van die gegevens.

Bij recruitment delen wij alleen de persoonsgegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor de betreffende kandidaat, vacature en selectieprocedure.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt.

De exacte bewaartermijn hangt af van het type gegevens, het doel van de verwerking, de aard van de relatie en eventuele wettelijke verplichtingen.

Wij hanteren daarbij onder meer de volgende uitgangspunten:

• contactgegevens en informatie uit algemene aanvragen worden verwijderd wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de behandeling of opvolging van de aanvraag;
• kandidaatgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de betreffende recruitment- of selectieprocedure en daarna verwijderd wanneer er geen geldige reden meer is om deze gegevens te bewaren;
• kandidaatgegevens kunnen langer worden bewaard wanneer de kandidaat daar op geldige wijze toestemming voor heeft gegeven voor toekomstige passende vacatures;
• gegevens die nodig zijn voor administratie, facturatie, fiscale verplichtingen of bewijsvoering worden bewaard gedurende de daarvoor geldende wettelijke of noodzakelijke termijn;
• persoonsgegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering.

Wanneer een specifieke wettelijke bewaartermijn geldt, volgen wij die termijn. Wanneer geen wettelijke termijn geldt, bepalen wij de bewaartermijn op basis van noodzakelijkheid, het doel van de verwerking en eventuele toepasselijke verjaringstermijnen.

7. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens, de risico's van de verwerking en de beschikbare technische mogelijkheden.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en partijen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden of dienstverlening.

Wanneer wij gebruikmaken van externe dienstverleners die persoonsgegevens verwerken, beoordelen wij waar nodig hun rol en maken wij passende afspraken over gegevensbescherming.

8. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER

Afhankelijk van de diensten en systemen die wij gebruiken, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door dienstverleners die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte of gebruikmaken van infrastructuur buiten de EER.

Wanneer persoonsgegevens naar een land buiten de EER worden doorgegeven, doen wij dit uitsluitend wanneer daarvoor een geldige juridische grondslag en, waar vereist, een passend doorgiftemechanisme of passende waarborgen aanwezig zijn, overeenkomstig de AVG.

De concrete doorgiften zijn afhankelijk van de externe diensten die Aesthetic Careers daadwerkelijk gebruikt.

9. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de omstandigheden heeft u onder de AVG/GDPR verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

• Recht op inzage: u kunt vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en daarvan een kopie ontvangen.
• Recht op rectificatie: u kunt vragen om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te corrigeren.
• Recht op gegevenswissing: u kunt onder bepaalde omstandigheden vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op beperking: u kunt onder bepaalde omstandigheden vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder verwerkingen die gebaseerd zijn op gerechtvaardigd belang.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: wanneer dit wettelijk van toepassing is, kunt u vragen om bepaalde persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming intrekken.

U kunt een verzoek indienen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Om uw persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren voordat wij een verzoek uitvoeren.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer wij meerdere verzoeken ontvangen, kan deze termijn onder de voorwaarden van de AVG worden verlengd.

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de AVG worden verwerkt.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Strikt noodzakelijke cookies kunnen noodzakelijk zijn om de website correct te laten functioneren. Voor niet strikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken, zoals analytische of marketingcookies, is voorafgaande toestemming vereist wanneer de toepasselijke wetgeving dit voorschrijft.

Wanneer toestemming vereist is, wordt deze vooraf gevraagd. Het verder bezoeken of gebruiken van de website geldt niet als toestemming voor niet strikt noodzakelijke cookies.

U kunt uw cookievoorkeuren beheren via de beschikbare cookie-instellingen op onze website.

De concrete cookies, trackers, bewaartermijnen en externe diensten moeten overeenkomen met de actuele technische configuratie van de website en eventuele diensten die Aesthetic Careers gebruikt.

11. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Aesthetic Careers neemt geen besluiten met juridische gevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor personen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking, tenzij dit wettelijk is toegestaan en aan alle toepasselijke voorwaarden is voldaan.

Wanneer in het kader van recruitment of selectie gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerde hulpmiddelen, worden deze niet gebruikt als enige basis voor een beslissing over een kandidaat wanneer de AVG een dergelijke beslissing niet toestaat.

Indien een verwerking in de toekomst leidt tot geautomatiseerde besluitvorming waarop artikel 22 AVG van toepassing is, zullen wij de betrokkenen daarover informeren en de rechten toepassen die de AVG in dat geval voorschrijft.

12. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze, website, gebruikte technologie of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie staat steeds op deze pagina.

Bij belangrijke wijzigingen zullen wij, wanneer dit op grond van de toepasselijke privacywetgeving vereist is, de betrokkenen daarover op passende wijze informeren.

13. Contact en privacyverzoeken

Heeft u een vraag over deze privacyverklaring, wilt u weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken of wilt u één van uw privacyrechten uitoefenen?

Neem dan contact met ons op via onderstaande gegevens.